初期設定

1. 会社を登録する

トトノウBizアカウントでログインすると、初回は会社の登録画面が表示されます。お聞きするのは2つだけです。

• 会社名・事業所名: 従業員に表示される名前です
• あなたのお名前: 相談が届いたときに、従業員に見える名前です

通知先・匿名相談の可否・研修のグループは、使える状態で用意されます。どれも後から「組織設定」「従業員」画面で変更できます。

メールアドレスでアカウントを作った場合は、届く確認メールのリンクを開くと会社を登録できるようになります。リンクを開いて元の画面に戻ると、自動で会社の登録に進みます。メールが見つからないときは「確認メールをもう一度送る」を、アドレスを間違えたときは「別のアドレスで登録し直す」を押してください。Googleで登録した場合は、確認メールはいりません。

東京都の奨励金のページから登録した場合は、会社を登録すると「東京都の申請に使う情報」に着きます (下の「東京都の奨励金を申請される場合」は「法令対応」のヘルプにあります)。

1-2. セットアップを進める

登録すると「セットアップ」画面に着きます。窓口を公開するまでに必要なのは3つだけです。

1. 契約する: 従業員の招待と相談窓口の公開に必要です
2. 従業員の参加方法を用意する: 招待を送るか、参加リンクを配ります
3. 相談窓口を確認して公開する: 誰に相談が届くかを確かめて、掲示物を出します

契約の前は、メニューに「セットアップ」が出ます。従業員・研修状況・定期チェックイン・相談窓口URLは、契約するとメニューに加わります。

進み具合は会社のデータから毎回計算しています。別の端末で開いても、日をまたいでも、別の管理担当者が開いても、同じ「次にやること」が出ます。途中で閉じても大丈夫です。

契約の前でも「まず試す」から、従業員に見える相談画面をご自身で試せます。このテスト相談は、アラートにも今月の相談件数にも入りません。

登録前に対応状況チェックをした場合

対応状況チェックの結果画面で「登録したら、残っていた○項目をアカウントに引き継ぐ」にチェックを入れたまま登録すると、「セットアップ」画面の下に「チェックで残っていた項目」が出ます。「法令対応」画面にも同じものが出ます。

項目の「進め方を見る」を開くと、何があれば記録になるかと、このサービスのどの画面で進めるかが出ます。

• 引き継ぐのは項目の名前だけで、チェックでの回答は保存しません
• 登録するまでは、チェックをしたブラウザの中にだけ置いています。そのブラウザで管理画面を開いたときに、会社の情報として保存します。チェックから30日を過ぎたものは引き継ぎません
• チェックをした日の自己申告なので、法令対応の記録とは分けて表示しています。不要になったら「消す」で消せます

ダッシュボードにもセットアップのカードが出ます。「あとで」で畳めますが、必須が残っているうちは翌日また出ます (契約前は招待も公開もできないためです)。

2. 従業員を招待する

「従業員」画面でメールアドレスを入力すると、招待メールが届きます。改行やカンマで区切れば、まとめて招待できます。

名簿をお持ちなら、「CSV / テキストから読み込む」でそのまま取り込めます。氏名などの列やヘッダ行が混ざっていても、メールアドレスだけを拾います。一度に送れるのは200件までです。

メールで送った招待は、その宛先の方だけが参加できます。転送されても別の方は参加できません (参加するとき、そのメールアドレスでログインしていることと、メールアドレスの確認が済んでいることを確かめます)。

招待した方が、リンクに気づかずご自身でアカウントを作ってしまった場合も大丈夫です。同じメールアドレスで確認が済んでいれば、ログインした時点で自動的に参加します。招待し直す必要はありません。

社内チャットなどでご自身で配りたい場合は「リンクを発行して自分で渡す」を選べます。こちらはリンクを知っている方なら誰でも参加できますのでご注意ください。

リンクの有効期限はどちらも30日です。

招待した方を追いかける

送った招待は「招待中」に並びます。参加された方はこの一覧から消え、下の「メンバー」に移ります。つまり、招待中に残っている方が、まだ参加していない方です。

• 送り直す: もう一度メールを送ります。新しいリンクになるため、前に送ったリンクは使えなくなります (安全のためリンクそのものは保存していません。同じリンクを送り直すことはできません)
• 取り消す: 打ち間違えた宛先や、入社されなかった方の招待を止めます。送ったリンクはすぐ使えなくなります
• 「メールを送れませんでした」と出ている場合、その方にはメールが届いていません。アドレスをご確認のうえ送り直すか、リンクを発行して直接お渡しください

画面の上には「参加済み / 招待中 / 残り」が出ます。ご契約の人数に対して、あと何名招待できるかはここでご確認ください。

全員で使える参加リンク

人数分の招待を出す代わりに、1本のリンクを全員に配ることもできます。「従業員」画面の「全員で使える参加リンク」で発行してください。社内掲示やチャットに貼っておけば、各自が開いて参加できます。

• 参加できるのは従業員としてのみです。管理担当者を増やすときは個別に招待してください
• 何名が使ったかが画面に出ます。ご契約の人数を超えて参加することはありません
• 有効期限は30日です。社外に出てしまったときは「無効化する」ですぐ止められます
• 「リンクを再発行する」を押すと新しいリンクになり、前のリンクは使えなくなります

組織コードで参加してもらう (承認あり)

先にご自身でアカウントを作られた方には、組織コードをお伝えする方法もあります。「従業員」画面で発行した8文字のコードを伝えると、その方が参加を申請できます。

コードを知っているだけでは参加できません。申請は「承認待ちの申請」に並び、管理担当者が承認した方だけが参加します。申請が届くとメールでお知らせします。

• 申請できるのは、メールアドレスの確認が済んだ方だけです。一覧に出るアドレスは本人が受け取れることを確認済みなので、承認の判断に使えます (心当たりのない申請は承認しないでください)
• 却下した方は参加しません
• コードが社外に漏れたときは「コードを再発行する」を押してください。古いコードは使えなくなります
• 発行するまで、この入口は開きません

3. グループを決める (研修の配り先)

研修を1人ずつ割り当てる操作はありません。グループに入れると、その研修が届きます。

グループは研修の配り先です。相談内容が見えるかどうかは変わりません (それを決めるのは「管理担当者 / 従業員」の役割です)。店長に管理職向けの研修を届けるために、その方を管理担当者にする必要はありません。

次の3つは、グループに関係なく全員に届きます。

• 共通編 — 迷ったときの四つの動き
• 一般従業員編 — 自分と同僚を守る
• 顧客対応者編 — 聞く・線を引く・引き継ぐ・離れる

残りはグループで配ります。会社を作ったときに、よく使う5つを用意しています。

名前も中身も変えられますし、「エリアマネージャー」のように新しく作ることもできます。1人が複数のグループに入れます (店長 かつ 採用担当、など)。

グループに入れるには、「従業員」画面のメンバー一覧で行の左のチェックを付けてグループを選び、「グループに入れる」を押します。まとめて何名でも入れられます。

グループを消しても、入っていた方と受講の記録は残ります。

雇用形態や勤続年数で対象から外さないでください。

3-2. 研修の受講状況を見る

「研修状況」画面では、誰がまだ受けていないかが未受講の多い順に並びます。名前を選ぶと、その人がどの研修をいつ受けたか、正答数と挑戦回数まで見られます。

上部にグループごとの人数が出ます。0名のグループは、まだ誰も入れていません。「店長・管理職 0名」のまま運用していると、管理職向けの研修が誰にも届きません。

受講記録を持ち出す

「研修状況」画面の「受講記録をCSVで出す」から、名簿と受講の記録をダウンロードできます。研修を誰がいつ受けたかの記録として、会社の手元に残せます。

• 出るのは 名前 / メール / 役割 / グループ / 研修 / 教材版 / 状態 / 受講日 / 正答数 です
• 教材版は受講を終えた版です。教材が改訂されたあとは、状態が「要再受講」になります
• 出力した時点で在籍している人が並びます。区切りの時点ごとに出力して保管しておくと、あとから確かめられます
• 相談の内容は一切含まれません
• 先頭に会社名と出力日時が入ります
• グループから外れたあとでも、受講し終えた記録は残って出力されます

確認テストについて

確認テストは、コースごとの問題から毎回いくつかを選んで出題します。正答率80%以上で受講完了となります。★の付いた問題は安全・不利益取扱いの防止に関わるため、正解しないと合格になりません。不合格のときは、次の挑戦でできるだけ別の問題が出題されます。

4. 相談窓口URL・QRを掲示する

「相談窓口URL」画面の「印刷する (A4)」を押すと、掲示物がA4用紙1枚で刷れます。画面のボタンやメニューは紙に出ません。休憩室・バックヤードに掲示してください。従業員はログインなしで匿名相談できます。

QRコードの画像だけが必要なときは、掲示物のQRを長押し (右クリック) して保存してください。

貼る場所の例: 休憩室・バックヤード / タイムカードやシフト表の横 / 更衣室・ロッカールーム

5. 役割を変える (担当者の交代)

「従業員」画面のメンバー一覧で、行の「管理担当者にする」「従業員に戻す」を選びます。外して招待し直す必要はありません (参加日などの記録もそのまま残ります)。

• 管理担当者は相談内容を閲覧できます。増やすときはご注意ください
• 従業員に戻すと、相談内容を見られなくなり、相談の届き先からも自動で外れます
• ご自身の役割は変えられません。交代するときは、先に新しい方を管理担当者にしてから、その方にご自身を従業員へ戻してもらってください
• 最後の管理担当者は従業員に戻せません

6. 誤って会社を登録してしまったとき

勤務先から招待されていたのに、ご自身で会社を登録してしまった場合は、「組織設定」画面の「この会社の利用を終了する」から終了できます。

終了できるのは、ご自身以外のメンバーがおらず、相談と研修の記録が無く、ご契約が続いていない場合だけです。終了するとご自身は所属なしの状態に戻るので、勤務先からの招待や組織コードで参加できます。データは削除されず、設定も記録もそのまま残ります。条件を満たさない場合は、その理由が画面に出ます。

7. 退職・異動があったとき

「従業員」画面の各メンバーの行から「組織から外す」を選びます。所属を解除できるのは管理担当者だけです。従業員ご本人は解除できないため、退職・異動が決まった方から連絡を受けたら、ここから外してください。

• これまでの相談と研修の記録は残ります。会社の記録なので、在籍の有無では消えません
• 「外す」は個人情報の削除ではありません。記録は残ったままです。ご本人またはお客様から個人情報の完全な削除をご希望の場合は、お問い合わせください。ご依頼を受けてから、当社で削除します
• 外した分はすぐにプランの人数から減ります。次の方を招待できます
• 外れた方は、転職先など別の組織に参加できる状態になります。転職先から招待を受けている方は、外した時点でそのリンクから参加できるようになります (招待の有効期限内であれば、送り直す必要はありません)
• ご自身と、最後の管理担当者は外せません。管理担当者を交代する場合は、先に新しい方を管理担当者として招待してください