定期チェックイン

毎月、従業員の方へ短いチェックインをお送りします。相談窓口を「待つ」だけでなく、こちらから声をかけるための機能です。

何が起きるか

1. 毎月1回、従業員の方へメールが届きます (件名に「ハラスメント」の語は入れません)
2. 「この1か月、気になったことはありましたか」の1問。なければ30秒ほどで終わります
3. 気になることがある方だけ、状況を整理する質問に進みます
4. 会社へ共有するかどうかは、ご本人が最後に選びます

管理担当者に表示されるもの

• 回答率、気になることがあった方の割合などの集計
• ご本人が共有を選んだ相談(これまでどおり「相談」「アラート」で確認できます)

表示されないもの

ここはご理解いただきたい点です。

• 個別の回答は表示されません。ご本人が共有を選ぶまで、会社側からは見えません
• 誰が回答したか、していないかは表示されません。未回答の方の一覧もありません
• 人数が少ないときは、傾向も表示しません。少人数だと、回答の組み合わせから個人が推測できてしまうためです

安心して答えられることが、この機能の値打ちそのものです。「誰が何を答えたか」が見える仕組みにすると、書いてもらえなくなります。

設定

「定期チェックイン」→「設定」から変更できます。

• 対象は在籍している従業員全員です。特定の方だけを対象にすることはできません
• 退職処理をした方は自動的に外れます
• メールが未登録の方には届きません
• 「メールをプレビュー」で、実際に届くメールをご自身宛に送って確認できます

リマインドのメールには、回答したかどうかは書きません。周囲に推測されないためです。

よくあるご質問

Q. 回答を強制できますか

できません。「今月は回答しない」も選べます。強制すると、形だけの回答が集まります。

Q. 誰が相談したか知りたいのですが

ご本人が「名前を伝えて相談する」を選んだ場合だけ分かります。「匿名で相談する」を選ばれた場合は、会社側からはたどれません。

Q. 匿名で共有された相談に、追加で質問できますか

できます。相手が誰か分からないまま、メッセージで返信できます。やり方は下の「匿名相談への返信（相談担当者）」をご覧ください。

Q. 集計が「表示していません」になります

回答された人数が少ないためです。人数が増えると表示されます。

匿名相談への返信（相談担当者）

匿名で共有された相談には、相手が誰か分からないままメッセージで返信できます。相談レポートの画面下部に「相談者とのやり取り（匿名）」が表示されます。

• 相談者の氏名・メールアドレスは表示されません。本人が自分で伝えない限り分かりません
• 返信すると、相談者が通知を希望している場合に「返信が届いたこと」だけがご本人へ通知されます（内容はメールに書かれません）
• 相談者から返信が届くと、この相談の相談先の担当者へメールでお知らせし、アラート一覧に「相談者から返信あり」が付きます（返信すると消えます）
• やり取りできるのはテキストのみです。担当者の割り当て・ステータス管理・添付ファイルはありません
• 対応の判断は会社が行います。この窓口は一次受付と整理を担い、事実確認や措置は貴社の責任で進めてください

従業員への周知文例

当社では、ハラスメント対策のために「ハラスメント対策室」を導入しています。相談したいことは、まずご本人専用のスペースで整理できます。 毎月のチェックインに回答いただくほか、いつでも相談できます。 相談した内容のうち、会社の担当者が見られるのはご本人が共有に同意したものだけです。 匿名のまま相談することもでき、その場合も担当者から返信を受け取れます。 相談したことを理由に不利益な取り扱いを行うことはありません。